L'institution prend en compte les avis des personnes concernées

Courriel à un responsable
Monsieur,

Ô miracle ! Ô prodige ! voire la révolution "Grass Roots" :l'administration demande aux premiers concernés leur avis afin de préparer des décisions qui seront soumises au vote dans les différents conseils. Depuis dix ans, c'est la première fois qu'une telle démarche est faite. Il faut la marquer en rouge dans le calendrier.

Je me moque un peu ; mais, en fait, je suis très agréablement surpris, car je pense qu'il s'agit là d'une démarche exemplaire quant à la prise des décisions. Tous les services administratives devraient en prendre modèle. 
Le seul petit inconvénient : lorsque la direction d'un service change (comme c'est actuellement le cas), tout acquis se perd. Toute institution a du mal à apprendre à transmettre son expérience ; elle a des difficultés à entretenir sa mémoire. Cela demande un grand effort de régulation.

La démocratie (en institution) n'est pas innée ; ce n'est pas un acquis, il faut la conquérir chaque jour de nouveau.

La semaine d'orientation, l’« Entonnoir de Nuremberg »

La semaine dernière, les nouveaux étudiants sont arrivés dans l'établissement : quatre journée non-stop d'informations les plus variées dans toutes les disciplines. D'après les dires des étudiants, il s'agit d'une semaine épuisante et déroutante car personne ne peut capter, comprendre et organiser tant d'informations à la fois.  Cette épisode est encore évoquée à la fin des études comme éprouvante. 

Au niveau des méthodes d'apprentissage universitaire et plus particulièrement dans la formation des enseignants, nous sommes restés, dans ce domaine,  au temps du baroque (allemand), selon l'allégorie de l'Entonnoir de Nuremberg : "plus on 'verse dans la tête', plus on apprend".( L'entonnoir de Nuremberg' remonte au poète nurembergeois Georg Philipp Harsdörffer qui, en 1647, écrivit un traité de poésie auquel il donna le nom d’« Entonnoir poétique ».)

Les techniques de gestion des grands groupes (comme Word Café, Open Space, conférence d'avenir, Real-Time-Strategic-change, Apprecative-Inquiry-Summit, etc.) restent inconnus. Malgré plusieurs tentatives, il n'y a rien à faire pour changer cette initiation traumatisante.

Source: Anonyme (s.a.), Entonnoir de Nuremberg. Konstanz, site "teachSam - Lehren und Lernen online". En ligne: <http://www.teachsam.de/.../pro_lernlen_bild_1.htm>

"On ne donne qu'aux riches…"

Soutien financier aux doctorants pour leur participation à des colloques

À la demande des doctorants de l'établissement, la direction décide de rembourser les frais de participation à des colloques (transport, logement, inscription) à hauteur de 50%, plafonné à 500 € et pris sur les frais de fonctionnement du département dont dépend le doctorant si celui y fait une conférence.

Bonne initiative au demeurant. Cependant : puisque c'est chaque département qui paye, pourquoi ne pas laisser à son appréciation de décider à quelle hauteur le doctorant sera remboursé ? Pourquoi ce dirigisme inutile ? Il dispose de moins d'argent qu'un professeur qui sera également remboursé à 50% pour ses missions, mais sans plafonnement et même s'il n'y fait pas de conférence.

Efficacité institutionnelle

Je me trouve à une réunion de coordination des projets régionaux socio-économiques, de politique éducative et de recherche. Mon établissement m’a délégué pour y participer (en remplacement d’une collaboratrice administrative malade). Pourquoi pas, si mon établissement s’il se voit comme un acteur social à hauteur des administrations et grandes universités régionales.

Rappel des faits : Y sont représentés principalement les responsables administratifs des conseils régionaux et généraux, des « Regierungspräsidium » et autres administrations régionales ; sur une dizaine établissements d’enseignement universitaires, 4 sont représentés. Mon établissement compte environ 3200 étudiants et 140 enseignants titulaires.

Mon établissement constitue donc plutôt une petite structure par rapport aux grandes universités de 30.000 étudiants. Quelle est sa place ? Est-ce que mon établissement a besoin d’y être représenté ? Est-il un acteur socio-économique disposant d’un impact régional perceptible ? La réponse est incontestablement négative. Il n’a pas les moyens d’être présent dans tous les domaines socio-économiques. Dans un premier temps, il faudrait que mon établissement définisse :

• quels sont nos moyens (en ressources humaines, entre autres),

• quels sont nos objectifs politique et opérationnels,

• quels sont les retombées concrètes attendues.

Aucun de ses points ne semble être pris en compte lorsque mon établissement participe à une manifestation d’ordre socio-économique, politique ou de recherche de ce type. Dans ce cas précis, il affiche un activisme sans but très précis et peu efficace.

Sur le fond, cette manifestation a pour but de faire connaître et de mettre en réseau de formation, de recherche et d'innovation au niveau transfrontalier (« Innovationsmanagement » / gestion de l’innovation, « Klusterbildung »…) : beaucoup d’agitation, peu de concret ; le côté allemand domine (par rapport à la France et la Suisse). - Je vois mal comment mon établissement peut en tirer profit de ce débat. Sa tâche devrait (d'abord) être d’améliorer très concrètement, et à son niveau d'action, la qualité de ses propres projets transfrontaliers comme la gestion du Master trinational, etc.

Niveaux d'analyse

Je vais compléter les niveaux d'analyse :

Niveau 1 : Texte en format "normal" : description de la situation.
Niveau 2 : Texte en italique : éléments d'analyse de l'institution.
Niveau 3 : Texte en vert : analyse du transfert.

Chaque niveau a son intérêt :
Niveau 1 : la description de l'aspect interculturel domine.

Niveau 2 : à l'aide de quelques analyseurs, j'essaye de mieux comprendre le fonctionnement de l'institution. S'il y a(vait) des changements à porter, c'est à ce niveau et dans une stratégie plutôt collective que se situe(erait) l'intervention.

Niveau 3 : autant l'institution a un inconscient collectif autant l'individu un inconscient personnel. Il est donc normal que les deux interagissent. La dimension personnelle présente dans ces textes n'est pas un épanchement. Il s'agit d'un travail d'élaboration pour mieux comprendre certaines interactions, pour tenir compte de l'implication du chercheur lorsqu'il se penche, dans un écrit de type ethnographique, sur l'institution dans laquelle in travaille. Il s'agit de relever et de pointer qq. éléments de transfert (et de contretransfert) qui se présentent tout en gardant une certaine pudeur.
Ces analyses de transfert auront toujours lieu plus tard. Pour plus de lisibilité, je les insère à la date à laquelle j'ai noté l'observation.

La paranoïa ordinaire d'une institution

Dans mon établissement (et en Allemagne en général ?), l'enseignant doit confirmer deux fois par an (après chaque semestre) qu'il a bien effectué le service horaire qu'on lui demandait d'assurer.
Il faut dire qu'en France, aucun service administratif universitaire ne m'a jamais demandé, après coup, de certifier que j'ai réellement effectué mes 192 heures de TD. Il allait de soi que je les ai faites, car il y avait maintes moyens de le vérifier sans que je ne le confirme explicitement. - En Allemagne c'est différent. Soit. Un peu plus de paperasse. Soit.

L'affaire commence à se "compliquer" lorsque le secrétariat nous interdit explicitement de transmettre le formulaire par courriel comme document électronique avec une signature électronique. Il faut le rendre imprimé et signé manuellement.

Il est vrai qu'on pourrait tricher et faire signer le papier par quelqu'un d'autre. On pourrait tricher en donnait des fausses informations. (Pourquoi seraient-elles d'ailleurs plus justes ou fausses en papier imprimé ?) L'administration dispose déjà de toutes ces / nos informations par le biais du programme imprimé, à travers la plateforme d'apprentissage où les cours sont répertoriés (avec les listes des étudiants y participants), etc., etc. De plus, d'après le dire du secrétariat, le directeur des études passent dans les salles / couloirs pour vérifier si nos cours ont bien lieu…
On sait qu'une institution mal "réglée" à une forte propension à développer des comportements paranoïaques. Mais à ce point ? - L'hyperbole qui me passe par la tête : "Plus parano qu'elle, tu meurs…"

Une bureaucratie qui réfléchit…

…cela arrive réellement ; je le dis sans sous entendu ironique.

Sujet : la commande d'une nouvelle revue pour la bibliothèque universitaire.
Règlement : chaque unité (département, cursus, etc.) paye l'abonnement sur son budget de bibliothèque.
Situation : Plusieurs unités souhaitent s'abonner à une nouvelle revue sur le bilinguisme. Aucune ne dispose d'un budget suffisant pour la financer seule. Donc nous - 5 départements et cursus - faisons une demande collective en demandant de préempter un 5e du coût de l'abonnement à chaque unité.
Cela fait une comptabilité d’apothicaire (et est un fonctionnement absurde), mais c'est le règlement.
Le directeur de la bibliothèque nous écrit en disant que c'est comptabilité impossible à tenir et il prend la responsabilité pour faire passer l'abonnement sur le budget général de la bibliothèque.
Quelle surprise agréable. Je crois que c'est la toute première fois que je vis un tel évènement dans cet établissement : en règle général, elle intervient dans le sens contraire ; pour une fois qu'une direction prenne ses responsabilités et intervienne pour faciliter les procédures administratives, cela est un fait tellement rare qu'il mérite d'être narré …et admiré. Donc : "Oyé oyé, braves gens !"

Critique de la bureaucratie universitaire (3)

Comme lectures intéressantes, je recommande :
Lapassade, Georges. 2008. De Vincennes à Saint-Denis, Essai d’analyse interne. Paris: AISF.
Boumard P., Hess R., Lapassade G. 1987. L’Université en transe, Paris : Syros.

L'écrit polémique de Hans Flach (1886) vaut le détour :
Hans Flach. 1886. Der deutsche Professor der Gegenwart. Leipzig: Verlag von Albert Unflad.

Comme moyen d'intervention et d'implication, le concept du "groupe opérant" me semble être le plus pertinent. Voir : Enrique Pichon Rivière. 2004. Le processus groupal. Paris : Ed.: Erès.

Critique de la bureaucratie universitaire (2)

Critique de la bureaucratie universitaire comme critique de la formation tout au long de la vie

Michel Crozier définit la bureaucratie comme "une organisation qui n'arrive pas à se corriger en fonction de ses erreurs." (Michel Crozier : 1963, Le Phénomène bureaucratique, Paris : Le Seuil, p. 229).

Cornelius Castoriadis pousse cette critique plus loin en en disant que lorsque les institutions considèrent ce qui est institué comme indubitable, elles tendent à leur reproduction inertielle (cf. Cornelius Castoriadis 1999 : Les carrefours du labyrinthe, tome 2 : Domaine de l’homme, Paris : Éditions du Seuil, collection « Points-Essais », p.477).

La critique des Sciences de l'Éducation en Allemagne reste, à ce niveau, figée dans la tradition de la théorie critique. Prenons une des publications récentes dans ce domaine, celle d'Astrid Messerschmidt (en l'occurrence son HDR) ; elle en est un bon exemple :

"[Es ercheint mir angemessen], von einem fragilen Konzept der Bildung auszugehen, das es mir ermöglicht, Brüche und Infragestellungen meiner eigenen durch Bildung angeeigneten Selbst- und Weltbilder zu artikulieren. Dabei riskiere ich zwar eine gefestigte Position, eröffne aber Zugänge für ein Bildungskonzept, das nicht ignorant bleibt gegenüber den inneren Brüchen in seiner jüngeren Geschichte. (Astrid Messerschmidt : 2009, Weltbilder und Selbstbilder, Frankfurt / Main : Brandes & Apsel, p. 254).

L'auteur exige un haut de niveau de réflexion, entre autres, de sa propre position en tant que chercheur et pédagogue, mais elle y reste figée. Toute implication dans la triade 'institution – institué – instituant' demeure un appel sans suite. Il n'est pas étonnant qu'en Sciences de l'Éducation allemande, la socianalyse / l'analyse institutionnelle, le concept des groupes opérationnels restent pratiquement inconnus.

En absence de toute critique de la vie quotidienne de l'institution de formation, de la formation elle-même, par manque d'implication réelle, cette approche, issue de la théorie critique (certes mise au goût du jour dans ses références conceptuelles), ne fait que consolider et perpétuer le mode de fonctionnement de la formation ; elle relève de l'idéologie au lieu de le faire évoluer, voire l'aider à changer. Cette approche de la théorie (néo-)critique affiche des buts très ambitieux mais n'améliore en rien l'efficacité du système de formation (son inefficacité étant reconnue par la tutelle ministérielle, les futurs enseignants et les chercheurs eux-mêmes…).

La bêtise - la qualité de l'homme la mieux partagée…

"Hauteville House", la maison de V. Hugo sur Guernsay, est la propriété de la ville de Paris qui la gère. Sur l'île, la monnaie est le sterling. 80% des visiteurs de "Hauteville House" sont des Français arrivant de la Normandie en bateau, donc avec l'Euro. Il est cependant impossible de payer l'entrée avec cette monnaie. "L'administration française ne peut tenir une comptabilités en deux monnaies différentes." me dit-on.
C'est nouveau, ça. Ça vient de sortir…

Promotion de la qualité de la recherche…

Pour un certains nombre de projets, nous avons recours à des étudiants moniteurs, rémunérés, qui nous aident dans la gestion de la recherche, nous soutiennent dans la collecte de données, etc. Rien de plus normal dans le domaine de la recherche universitaire.

Cela dit, ces étudiants ne sont pas des chercheurs confirmés (on ne les paye pas non plus comme tels…). Donc, ils sont, objectivement parlant, moins performants qu'un véritable chercheur : ils transcrivent des interviews moins vite ; ils ne maîtrisent pas encore tous les logiciels de gestion des données (il faut donc les y initier ce qui prend du temps), etc., etc.

On peut regretter cet état de fait et réclamer un personnel de recherche plus qualifié, entre autres, "pour garder notre image de marque quant au haut niveau de recherche qui caractérise notre établissement", me dit-on. Pourquoi pas. Mais qu'on nous donne alors l'argent pour employer un personnel plus qualifié. - "Il n'y a pas d'argent," me dit-on. Mais, me demande-t-on, "il faut davantage contrôler nos étudiants moniteurs pour qu'ils fournissent les mêmes résultats dans les mêmes délais qu'un chercheur confirmé, pour éviter que l'établissement ne se ridiculise auprès de ses partenaires."

Conséquence pratique de cette politique de recherche : le moniteur doit désormais noter exactement ce qu'il faut, quant il le fait, en combien de temps, etc.

Répercussion sur les activités de recherche : au lieu de laisser une certaine marge de liberté au moniteur pour l'émuler, on demande de le contrôler plus. Ses résultats ne comptent pas ; il doit passer un temps précieux de son travail à noter ce qu'il fait, quand et comment. Déjà, on critique son peu d'efficacité. Là, on diminue encore son rendement par des mesures bureaucratiques réellement inefficaces. Seule une bureaucratie loin des réalités du terrain peut énoncer de telles mesures.

"Elitisme républicain" à l'allemande

La direction souhaite promouvoir une émolation entre chercheurs. Ainsi, il a introduit, il y a quelques années, un système de "points de qualité-recherche" : pour chaque publication, participation à des jurys de thèse, etc., etc., tout enseignant obtient des points convertis en une somme d'argent qui, annuellement, est versé au budget de fonctionnement de son unité de travail.

Excellente idée, concept innovateur ; on ne peut que féliciter la direction pour une telle initiative !

Chaque chercheur est informé, par lettre papier (!), de ses "émoluments".

Cependant, version allemande de l'élitisme républicain français, que cette émulation ne se sache sûr tout pas ! Le classement individuel est tenu secret, exprès, car l'équivalent allemand de la "loi de liberté et informatique", interdit, semble-t-il, la publication d'un listing nominatif. Ce sont des données sensibles, me dit-on. De plus, m'informe-t-on lorsque j'insiste, les autres collègues, ayant moins de points de qualité-recherche pourraient envier le chercheur qui en auraient plus…
D'accord, s'il faut dissimuler les efforts individuels, rendons alors public le classement par laboratoire ou par unité. Que nenni ! Ce classement par unité, "plus neutre", est également tenu secret. Je pourrais avoir connaissance du classement de mon unité, à titre individuel ,si je ne divulgue pas l'information…

Une bonne administration bureaucratique veut bien promouvoir un peu d'élitisme, mais surtout pas trop, car le principe d'égalité entre fonctionnaires, tout enseignant-chercheur universitaire l'est, est l'ordre suprême…

Pour la petite histoire : comme toute bureaucratie traditionnelle a du mal a garder ses secrets, j'ai quand même pu savoir que mon laboratoire dans son ensemble et moi-même, à titre individuel, nous faisons partie des meilleurs du classement. Mais surtout, ne le racontez à personne ; cela pourrait faire des jaloux - et c'est "top secret"…

Critique de la bureaucratie (1)

Pourquoi critiquer la bureaucratie d'un établissement universitaire ?

• L'interculturel
Cette critique relève, dans mon cas, (aussi) de l'enjeu interculturel : j'ai commencé ma carrière universitaire en France et relève tout ce qui est différent et (me) "dérange" dans une université allemande. Mais à quoi bon ce jeu interculturel individualiste ?! Je n'aurais qu'à me ranger, de rentrer dans le moule, d'accepter la différence. Cette remarques m'est souvent faite par mes paires (mais pas par mes collègues du département de français dont je suis le directeur…) et qui me considèrent comme un "électron libre" difficile à intégrer. Cette réflexion n'est pas complètement dénuée de sens. Mais cet aspect de ma critique de la bureaucratie est accessoire.

• Le bon sens populaire ou "le syndrome de la promotion Focus" / "le principe de Peter"
« Tout employé tend à s'élever à son niveau d'incompétence. » Cet énoncé relève de la boutade mais n'est pas complètement erronée car il pointe la faiblesse du type d'organisation pyramidale.
Mais plus sérieusement référons-nous d'abord à la philosophie.

• La morale
Kant fonde la morale sur le critère de l'Universel : n'est que moral ce qui peut être 'universalisé'. Tous les arbitraires, les abus et privilèges qui émergent dans une organisation bureaucratique (parfois à l'insu des acteurs eux-mêmes) méritent d'être dénoncés au nom de cette morale kantienne, de son impératif catégorique.

Aujourd'hui, la critique de la bureaucratie doit dépasser la morale d'un Ricoeur – approche herméneutique et individualiste – et d'un Hambermas – la théorie critique et le principe de l'Agir communicationnel dualiste idéal – qui se cantonne aux rapports intersubjectifs. Elle doit s'incarner dans le politique, dans les rapports sociaux pour éviter de tomber dans un cynisme gestionnaire réputé et répandu dans le milieu universitaire : la posture du chercheur, soit-elle objectiviste et naturaliste ou plus "subjective" et impliquée, perd de sa superbe pour se résumer à des jeux de pouvoir, de domination.

Pourquoi ne pas faire compliquer si on peut faire simple ?

Recensement des doctorants

Notre établissement connaît pas le nombre exact des doctorants car en Allemagne, il n'existe pas d'inscription administrative en thèse. Seul le Conseil de faculté doit accepter le candidat et son sujet. Puis, il suit "gratuitement" ses études doctorales.
Cela doit changer a décidé la direction de la recherche afin que nous sachions exactement combien de thésards font quoi (entre autres pour répondre aux demandes ministérielles de fournir des statistiques exactes, etc., etc.)

Comment procède-t-on ?
• Le coordinateur de la recherche envoie par mél un document WORD au secrétariat de chaque faculté en demandant de lui fournir un certain nombre de renseignements sur les doctorants acceptés par le dit conseil.
• La secrétaire de faculté envoie un mél à tous les professeurs / directeurs de thèse en leur demandant de bien vouloir remplir le document WORD pour chaque thésard.
• Comme je ne fais pas (encore…) fonction de secrétaire de troisième cycle,
a) j'envoie ce même mél à mes thésards en les priant de bien vouloir remplir le formulaire - que j'ai complété car il était très incomplet (absence de la rubrique "thèse en co-tutelle", "titre de docteur envisagé" : Dr. phil. 'ou 'Dr. did.' sont délivrés par notre établissement…) et
b) je leur demande de le renvoyer directement au secrétariat de la faculté (mais je n'ai aucun contrôle si cela se fait réellement…).
• La secrétaire de faculté renvoie toutes les informations au coordinateur de la recherche.

Cette manière de collecter les données demande deux à trois mois sans qu'on soit sûr d'avoir toutes les informations. Si l'administration de la recherche était à l'image des activités de nos recherches (j'espère que non…), cela donnerait une bien piètre image de la dite recherche dans notre établissement… Cela ressemble un peu au recensement opéré par Quirinius lors de la naissance du Christ pour lequel les parents de Jésus ont dû se rendre à Bethléem : compliqué et peu efficace comme on sait…

Comment peut-on procéder de façon plus efficace ?
• Le coordinateur se rend en personne aux trois secrétariat de facultés ;
• il met sur une clé USB les documents et adresses mél dont dispose la secrétaire à propos de chaque thésard (ne serait-ce disponible dans les comptes rendus du Conseil de faculté) ;
• il établit une listé mél des thésards et s'adresse directement à eux pour avoir les informations ;
• si le coordinateur est très intelligent, il construit, avec le soutien du service des inscriptions, un masque Internet où chaque thésard (à l'instar des étudiants) s'inscrit directement. Il servirait de base de données, entre autres, pour tout recensement.

Durée du temps de travail des trois premières étapes : maximum une matinée de travail…

Se pose la question métaphysique : Pourquoi ne pas faire compliquer si on peut faire simple ?!

Rien ne vaut un rangement intelligent

Dans le Land existe pour les administrations d'État un règlement officiel qui stipule comment classer correctement les documents et numéroter les classeurs.

Extrait du règlement de huit pages :

0233	Beschaffung und Verwaltung des Geschäftsbedarfs
0233.0	Grundsätzliche Angelegenheiten
0233.1	Büromaterial
0233.2	Druckaufträge
0233.2-0	Allgemeines
0233.2-1	Personen- und Vorlesungsverzeichnis, Prüfungs- und Studienordnung

Rien ne se perd dans une bonne administration. – Pas folle, la guêpe…

Organisation pédagogique de la rentré : l'emploi du temps

"Chers étudiants,
Je suis navré de vous apprendre qu’il y a des problèmes avec le programme des cours de l’hiver prochain. Ils sont indépendants de notre volonté :
1. de nombreuses erreurs d’impression (voir le mél ci-dessous),
2. des erreurs dans le calcul des heures supplémentaires / de vacation.
Le département de français a calculé les besoins en vacation (heures d’enseignement nécessaires pour assurer les cours des 3 filières d’études en français – école primaire, collège, Master trinat. – moins les heures de service du personnel permanent) :
Hiver : 8 heures de vacation. Été : 17 heures de vacation.
La faculté II a calculé le besoin en heures de vacation :
Hiver : 3 heures de vacation accordées. Été : le département doit rendre à la faculté 6 heures (!).
Donc, pour le moment, 5 heures de vacation ne seront pas assurées en hiver 2010, 23 heures ne le seront pas en été 2011. J’ai écrit une lettre de réclamation. J’attends l' élection – le 12 oct. 2010 - de la nouvelle doyenne (Mme …) pour rediscuter du calcul des vacations.

Je déplore depuis des années que l'administration nous demande d’établir un emploi du temps avant de nous communiquer le nombre d’heures de vacation accordées. Ceci occasionne de nombreux changements à la dernière minute. - L’actuel règlement est en vigueur depuis 2003 (PO école primaire et PO collège). Les besoins en heures d’enseignement, fixés une fois pour toutes, ne changent donc pas constamment (sauf fluctuation importante du nombre d’étudiants).
Je ne comprends pas pourquoi il faut recalculer chaque semestre les besoins en heures d’enseignement. Il s’agit d’un mystère qui m’échappe… mais qui absorbe, chaque semestre de nouveau, beaucoup d’énergie et engendre des désagréments pour tous.

Je m’excuse auprès de vous pour ces inconvénients qui vous empêchent de faire votre emploi du temps pour le français. Un nouvel emploi du temps – discuté avec la nouvelle doyenne – verra le jour avant la rentrée. Il sera publié sur le site du département sous la rubrique 'Formation'."

Annualisation du temps de travail

L'annualisation du temps de travail est une str&tégie très ambiguë, je dois l'avouer. Mais la situation actuelle du personnel enseignant non-chercheur est la suivante : les collègues remplissent par trimestre une fiche de présence pour les heures administratives qu'ils doivent effectuer dans le cadre de leur contrat de travail au sein de l'établissement. (Il y a donc obligation de présence.) Cette fiche de présence ne dit rien ses les tâches effectuées et la qualité du travail.
En tant que directeur du département, j'ai donc annualiser les tâches : nous avons établi tous ensemble le nombres de tâches à exécuter, leur durée et le total des heures administratives dont nous disposons dans notre département. Puis, nous avons veillé à ce que la durée des tâches des uns et des autres (moi inclus) ne dépasse pas le nombre d'heures dont nous disposons. Cela fut une apre discussion. Mais au moins, il est désormais transparent qui fait quoi. Si une tâche qui est prévue pour X heures, demande à une personne plus d'heures que prévues, elle doit faire à ce que celle-ci se fasse dans les temps prévus ou elle assume le surplus en heures - mais qui ne comptent pas en heures supplémentaires (d'ailleurs interdites).

Ce que je fais dans notre département, est complètement illégal. Cette soution n'est pas le panache ; elle permet au moins d'instaurer une certaine transparence et une atmospère de confiance.

Efficacité administrative ou l'échec de la création de deux postes d'administrateur de faculté

Janvier 2010 :
La direction d'établissement propose de réduire le nombre des facultés de 3 à 2 ce qui permettrait de créer deux postes d'administrateurs au niveau de la facultés. Grande levée de boucliers des trois actuels doyens et de tous les professeurs des universités (éligibles au poste de doyen).

Que se passe-t-il ?
Quelles tâches se donnent actuellement le doyen et ses deux adjoints ?
• être responsable administratif du personnel non-chercheur et donc contrôler leur présence en vérifiant leurs fiches de présence ; contresigner les demandes de congés ;
• être responsable des enseignement et donc contrôler tout le personnel enseignant qu'il assure son service en vérifiant les fiches de service ;
• contrôler et vérifier à ce que l'emploi du temps de chaque département corresponde aux besoins en heures d'enseignement prévu dans le règlement ;
• contrôler et contresigner les ordres de mission ;
• distribuer le budget "moniteurs" et "heures de vacation",
• répondre aux multiples demandes de renseignements administratifs de la part de la direction ;
• vérifier et contrôler le déroulement administratif de l'inscription en thèse et de sa soutenance ;
• engager des procédures disciplinaires si un enseignant est fautif ;
• préparer le conseil de faculté ;
• il accorde les autorisation de participations au jury ;
• …

Dans l'état actuel des choses, le rôle du doyen se résume à une fonction de "chef de gare" ce qui lui donne souvent l'illusion d'avoir un certain pouvoir sur ses subordonnés. Si un administrateur devait assumer la plupart de ses tâches – le doyen ne porterait que la responsabilité politique –, celui-ci n'aurait plus de pouvoir direct sur le personnel. Cette idée de perte de pouvoir doit effrayer plus d'un doyen ; autrement, tout futur doyen être attiré par le côté "pouvoir" de la fonction. La levée de bouclier se comprend donc aisément.

Quelles tâches devraient (également) incomber au doyen et à son équipe ?
• faciliter la coopération entre les instituts et départements ;
• mener une politique de recherche-qualité au sein de la faculté ;
• mener une politique scientifique au nom de la faculté ;
• faire coopérer la faculté avec d'autres facultés ;
• …

Ces sont des tâches qui demandent de réelles qualités de direction, de management. Lorsque le détenteur de cette fonction s'épanouit ou se laisse absorber par les tâches de contrôle, il n'a effectivement plus le temps, ni la liberté d'esprit et d'action de diriger une faculté, il la gère administrativement comme on administre une gare de province…
Il est bien dommage que la belle initiative de la direction a échoué si lamentablement. Je dois avouer que je trouve que mes collègues ne sont pas très futés. C'était l'occasion rêvée de réformer la gestion de la faculté, des secrétariats…

Une collègue me dit : "Lorsque je serai doyenne, je vais m'y atteler à ce que nous ayons un gestionnaire (tout en gardant trois facultés)." – Quelle illusion. C'ést avant la prise du poste qu'il faut négocier, pa après…

La valeur d'une signature…

Pour la venue du chanteur, j'ai avancé de ma poche le payement du cachet le jour même du concert. Ceci est prévu dans l'imprimé qui règle ces questions d'honoraire. Cela évite, semble-t-il, un virement compliqué sur un compte étranger. Le chanteur a dû contresigner en bonne et due forme ce formulaire.
Aujourd'hui, je reçois un mél me demandant si j'ai bien donné l'argent en main propre.

Pourquoi l'administration demande deux signatures (de celui qui engage le payement et de la personne qui reçoit l'argent) si elle feint de ne pas croire ce qu'elle voit ?!
En France, c'est seulement le comptable qui a le droit sortir de l'argent liquide du compte de établissement, pour éviter d'éventuelles fraudes. Dans mon établissement, c'est pour la même raison que le comptable n'a pas le droit de faire une avance en liquide. C'est à l'enseignant de la faire.

Ce petit incident est sans gravité. Je réponds et la question est réglée. Mais elle montre, à mon avis, un esprit administratif particulier. Est-ce la "paranoïa" d'une administration qui croit que tout fonctionnaire est susceptible de tricher, donc il faudrait le contrôler plutôt deux fois qu'une ?! Cette mentalité m'est étrange…

Calcul des heures de vacation

J'ai connu dans les universités françaises le mode suivant :
L'administration calcule une pour toute la durée du cursus (4 ans environ) les besoins en heures d'enseignement. Si on en déduit les heures de service dues par le personnel enseignant permanent, on arrive au besoin des heures supplémentaires. Sauf changement de flux d'étudiants important qui demande alors un ajustement, le responsable du département, etc. connaît le nombre d'heures de vacation allouées à la formation une fois pour toutes, valables tant que dure le cursus.

Dans mon établissement allemand, le même fonctionnement (simple) pourrait s'appliquer. Que nenni… Pour chaque semestre, les heures sont recalculées, renégociées (comme si le cursus avait changé et les besoins en conséquence). Deux fois par an, il faut faire une demande motivée, signer les papiers, etc. Côté opérationnel, la plupart du temps, on établit d'abord l'emploi du temps et on connaît ensuite seulement le nombre d'heures de vacation allouées. Quelle pagaille lorsque la demande ne correspond pas aux heures accordées (ce qui arrive régulièrement).

Quelle paperasse, quelle perte d'énergie, quel manque d'efficacité…

Pour éviter tout malentendu : l'administration universitaire française peut également être très lourde et bureaucratique d'autant plus qu'il s'agit la plupart du temps d'établissements de grande taille (30 000 - 40 000 étudiants). Mais dans ce cas précis, le fonctionnement français est nettement plus efficace.

Parking "bis"

a) Le chanteur et son percussionniste (voir "14 juillet") doivent se garer "quelque part," cela veut dire au "parking des chefs", où il y a de la place. Je préviens la conciergerie. Elle donne son accord pour cette fois-ci ; mais la prochaine fois, il faut un écrit, quelques jours auparavant.

b) Un concierge me dit en voyant cette voiture se garer : "Si vous vous garez encore une fois sur ce parking, sachez qu'à partir de la rentrée prochaine, les PV seront transmis à l'étranger pour être encaissés. - De toute façon je dois le faire [dénoncer le contrevenant à la police pour faire établir un PV], sinon la direction me tance parce que je ne le lui obéis pas."
Quelle obséquiosité, quelle servilité ! Il est fort à parier que la direction ait autre chose à faire que de contrôler le soir si un tel un tel des concierges a mis des avertissements de dénonciation sur le pare-brise des voitures. Mais l'institution et ses (prétendues) normes sont tellement bien intériorisées par de nombreux collaborateurs et fonctionnaires qu'elle n'a même pas besoin d'intervenir réellement. Les gens sont convaincus d'être contrôlés. C'est la maxime Big Brother is watching you de George Orwell avant l'heure…

c) Pour "calmer le jeu", un responsable me propose de changer sa place de stationnement "direction" du petit parking contre "ma place" sur le grand parking où il n'y a pas de place… J'"hallucine"…

PS : En relisant mon journal institutionnel, je me dis qu'il y a de quoi pour écrire un roman. Il n'y a pas un jour "sans" (absurdité)… Il faut seulement avoir le temps de toutes les noter ! - Certes, il est reposant de savoir que l'institution n'est pas parfaite. Mais on peu moins d'absurdités ne ferait pas de mal. Cela nous laisserons un peu plus de temps pour faire notre travail.

Fonctionnement administratif : "le salon" bis

Je m'occupe donc du côté administratif de la location du stand au salon. Je calcule le prix, etc. "Bien sûr", je commets une erreur car je n'ai pas compté la TVA. Je m'en excuse et me fait remarquer par la direction que "ce n'est pas du sérieux". Évidemment, cela n'est pas du sérieux. Comment savoir si un établissement publique doit calculer la TVA ou pas ? Suis-je comptable pour le savoir ?! … Mon incompétence dans ce domaine comptable agace ; je le comprends. Pourquoi l'administration ne fait pas son devoir ? - Dans de tels moments absurdes, la seule image (très peu polie) qui me passe part la tête : faire un bras / un doigt d'honneur…
PS : Heureusement, il y a partout des gens intelligents et "on s'arrange". Le "système D" n'est pas propre à la France, il existe partout là où il y a des personnes qui pensent lorsqu'ils exécutent des actes administratifs…

PS à propos de "Je t'aime - moi non plus"

Je n'ai pas compris par quelles circonvolutions l'administration a finalement accepté le collègue français comme membre du jury. Mais elle m'a fait gentillement remarquer que "normalement", je ne pourrait faire appel à un collègue externe (quel qu'il soit) que si tous les collègues du département ont fourni, chacun, au moins 50 "actes d'examen", ce qui veut dire il faudrait compter le total des corrections des écrits, des oraux, des rapports de mémoire, etc. Nous sommes 6 collègues et nous faisons passer bon an, mal an 30 étudiants, égal à environ 200 "actes" administratifs… Nous sommes loin du compte.
Donc ce qui compte, ce n'est pas la qualification de l'examinateur (externe, et qui pourrait être plus qualifié que nous pour un sujet précis…), mais le nombre d'actes.

L'administration (allemande ? Je ne suis pas allé vérifier si de l'autre / de mon côté du Rhin, cela est pareil ; il y a fort à parier…) est complètement "givrée"… Heureusement que le directeur du service régional des examens ("Landeslehrerprüfungsamt", ah ! ces mots composés allemands, ils imposent déjà par leur longueur en agglutinant des mots "importants" comme "Amt", "Land", "Prüfung" ; tous seuls, ils font impression, mais collés les uns aux autres… !) , il a de l'humour. Je sais par mes collègues que, dans d'autres établissements, ce service sème littéralement le terreur. Il suffit simplement d'appliquer un règlement à la lettre… C'est le propre d'une bureaucratie qui se respecte.

Succulente institution, je t'aime - moi non plus...

Pour le mémoire de fin d'études, il faut deux rapporteurs. En accord avec les étudiants, j'ai proposé pour deux mémoires un ancien Directeur adjoint d'un IUFM frontalier comme rapporteur ; il s'agit d'un personnage qui,au niveau régional, est connu et, compte tenu de ses publications scientifiques, très compétent pour le sujet en question.

En principe, la nomination d'un tel rapporteur extérieur ne devrait pas poser de problème. C'est sans compter de l'administration : comme rapporteur externe, il doit lui transmettre une copie de ses diplômes (universitaires) afin de prouver qu'il est qualifié pour cette expertise.

Et s'il participe à un jury de thèse, doit-il apporter, en plus, un extrait de son casier judiciaire ?!

Ma lettre d'excuse auprès de mon collègue français (extraits) :

Cher …,
Hiermit entschuldige ich mich offiziell im Namen meiner Hochschule für das peinliche Vorgehen.

Ich habe in meiner 30-jährigen Berufstätigkeit an vielen Prüfungskommissionen in Frankreich und Deutschland teilgenommen. Und natürlich gibt es in beiden Ländern die Regelung, dass man qualifiziert sein muss, um eine Prüfung abzunehmen. Ich musste dabei aber noch nie vorher meine Zeugnisse vorlegen. Der Vorgang ist in der Tat “ungewöhnlich”.
[…]
In einer kleinen kleinen Stadt wie …, bei ProfessorInnen, die nicht unbedingt immer sehr weltläufig sind, liegen zwischen der gefühlten und der realen Grenze manchmal viele tausende Kilometer, und europäische Hochschulkooperation ist nur ein abstrakter Begriff, den man im fernen Ausland pflegt, aber nicht im nahen Grenzland.

Ich weiß nicht, ob Dich diese Ausführungen Dich etwas gleichmütiger stimmen. […] Ich kann jetzt nur hoffen, dass unsere Hochschulleitung, mit der Du ja sehr gut und produktiv ijhrelang zusammengearbeitet hast, Dir diese Pflicht der Beibringung der Dokumente erlässt […].
Avec mes salutations cordiales.

PS:
Wenn ich Dich demnächst einmal in die Kommission zur Verteidigung einer Doktorarbeit einlade, dann bereite Dich schon einmal darauf vor, dass Du dann nicht nur nachweisen musst, dass Du auch studiert hast. Du wirst sicher noch ein polizeiliches Führungszeugnis zusätzlich beibringen müssen. :-) Nimm dieses taktlose Verhalten also nicht zu tragisch. Als einfacher Professor habe ich keinen Einfluss auf Verwaltungsvorgänge dieser Art. (Ich hatte weit im Vorfeld versucht, ihn zu verhindern; es ist mir aber nicht gelungen.) Hochschulleitung wird Dich da herausholen.

Fonctionnement administratif : "le salon"

Warum hat Frau B. als Verantwortliche für die Öffentlichkeitsarbeit (a) nicht ein Jahresbudget für Studentenmessen, Flyer usw. und (b) Zielvorgaben, dass sie XY Stunden im Jahr z.B. für Messen arbeiten kann?

Dann würde ich mit meiner Anfrage direkt zu Frau B. (und nicht an die Hochschulleitung) gehen. Entweder komme ich so rechtzeitig mit der Anfrage, bzw. es ist noch so viel Freiraum, dass mein Unterfangen annehmbar ist, oder es geht eben nicht. Sollte die Studentenmesse nicht möglich sein, dann wäre es schade, aber kein Schaden für die Hochschule – und mit solchen kleinen Anfragen würden die Leitung gar nicht erst behelligt werden. Aber so wird ein eigentlich kleiner Verwaltungsvorgang zu einer großen Angelegenheit, die viel Zeit und Energie frisst.

Version française : Pourquoi Mme B. en tant que responsable des relations publiques ne dispose pas (a) de son propre budget pour les participations aux salons, etc, et (b) d’objectifs qu'il lui fixerait l'institution et dont elle gérerait la réalisation de façon autonome ?
Ainsi, je pourrais m'adresser directement à Mme B. (et non à la direction de l'université). Alors, soit je suis, pour Mme B., dans le temps avec ma demande, soit elle est rejetée. (Une non-participation à un selon d'étudiants n'est pas très grave.) Mais actuellement, je dois passer par la direction qui s'occupe de tous les détails et qui délègue ensuite une partie du travail au service des relations publiques ; l'autre partie est censée être faite par moi. Mais je ne connais rien dans la gestion d'une participation à un salon. Ce double niveau d'intervention (direction et service concerné) crée des qui-pro-quo, complique inutilement le déroulement des procédures et agace toutes les personnes concernées.

L'institution joue ici son rôle paternaliste : elle ne laisse pas agir le personnel de façon plus autonome. Je ne supporte pas ce comportement. – Je me trouve en "légère" contradiction avec la réflexion du 30 juin 2010, où j'attends manifestement ce type d'attitude de cette même institution…

Le parking (écrit le mercredi 16 juin 23h)

[Vous êtes garé illégalement sur le terrain de ….
Vous recevrez dans les plus brefs délais une contravention. Jusque-là, abstenez-vous de tout règlement. - Le responsable de l'administration]

Ce pauvre établissement universitaire souffre d'un manque chronique de places de stationnement. La direction publie alors une directive stipulant que le (petit) parking de la cours intérieure est désormais réservé à la direction de l'établissement et aux doyens des facultés. Le grand parking est destiné à tous les autres employés de la maison.
Cette directive règle, certes, la situation pour qq. privilégiés mais pas pour l'ensemble du personnel.
Sur la liste de diffusion, je fais quelques propositions qui permettraient de résoudre le manque de places de stationnement. Des collègues me répondent en suggérant d'autres solutions. Je contacte alors la direction pour lui demander l'autorisation de réunir ces collègues et un représentation du service régional des bâtiments (car le terrain du parking relève de la compétence de ce service). La direction répond que elle seule est habilitée à négocier avec ce service. Sachant que ce service a actuellement d'autres priorités (sécurisation incendie des bâtiments, etc.), le parking n'est certainement pas son premier souci.
Par contre, la direction a avisé l'administration de poser des fiches (voir l'exemple ci-dessus) sur le pare-brise de ceux et celles qui continuent à se garer sur le "parking des chefs".

Le style de cette fiche est savoureux employant le jargon bureaucratique habituel de mépris envers le "contrevenant", qu'il soit "étranger" à l'établissement (les collègues étrangers invités me le font remarquer à chaque visite) ou employé.
La phrase la plus succulente est la dernière : "Jusque-là, abstenez-vous de tout règlement." L'auteur semble penser que le contrevenant, affolé par son acte illégal et culpabilisant de ce fait, s'apprêterait à payer immédiatement à la police l'amende (dont il n'a même pas reçu le procès-verbal). En effet, la culture allemande connaît la notion de l'obéissance anticipante ("vorauseilender Gehorsam") ; puis, nous nous trouvons dans un établissement de formation d'enseignants. Il doit donc y exister des individus qui réellement envisageraient de payer l'amende avant d'avoir reçu l'ordre de la payer. – L'auteur de ce savoureux texte joue sur tous ces registres à la fois : culpabilisation, peur du gendarme, obéissance à l'ordre. Il mérite déjà le prix du "meilleur mémoire" de fin d'études.

En tant que bon linguiste de terrain, je me suis alors renseigné auprès de l'administration pour savoir quelle est la portée illocutoire et perlocutoire de cet énoncé. Voici l'implication de cet acte de parole :
- un administratif pose la dite fiche sous votre essuie-glace, note le n° immatriculation de votre voiture, la couleur et la marque de voiture et faxe toutes ces informations à la police ;
- la police recherche le propriétaire de la voiture et – s'il habite en Allemagne – lui envoie un P.V. de 10 € pour stationnement interdit.

Malgré les mérites stylistiques de cet auteur, on pourrait toute fois lui conseiller de respecter, à l'avenir, davantage les maximes rhétoriques de "quantité" (dites la quantité d'informations nécessaires, ni plus ni moins), de "qualité" (dites ce que vous considérez vrai), de "pertinence" (parler à propos, évitez les sous-entendus) et de "manière" (soyez clair et précis).
Quant au contenu, le texte est non seulement un beau texte technocratique dont le modèle demande à être imité par les futurs enseignants que forme cet établissement ; il est également tout à fait approprié à servir comme modèle éducatif pour les futurs générations d'enfants : comment gérer et régler un problème qui concerne tous – comment être à l'écoute de l'autre – comment cultiver le civisme.

24-08-2010 : Cela commence bien : je viens d'écrire un premier jet et mon blog ne l'a pas enregistré… Je recommence alors l'écriture.
"De toute évidence", il paraît que je n'aurais pas ma place dans l'institution. Je la réclame. Je suis en marge de l'institution : j'ai une double culture - et j'en joue (j'en suis conscient). J'ai une autre orientation sexuelle. Je ne la clame pas des toits, je ne la tais non plus. Je la vis "normalement" comme chacun vit sa vie privée sur son lieu de travail. Ainsi, "cela" se sait.
Cela dit, je dois me poser la question : "Qui suis-je pour que l'institution me donne ma place, prenne en considération cette marginalité ?! Est-ce son rôle ? Est-ce que je n'attends pas trop de l'institution (= rôle paternel) ? "Elle a certainement d'autres chats à fouetter" comme on dit.
Cette réflexion ne pardonne pas le comportement de institution que je considère comme "goujat" quant aux places de parking manquantes. Mais cela l'excuse.