Pourquoi ne pas faire compliquer si on peut faire simple ?

Recensement des doctorants

Notre établissement connaît pas le nombre exact des doctorants car en Allemagne, il n'existe pas d'inscription administrative en thèse. Seul le Conseil de faculté doit accepter le candidat et son sujet. Puis, il suit "gratuitement" ses études doctorales.
Cela doit changer a décidé la direction de la recherche afin que nous sachions exactement combien de thésards font quoi (entre autres pour répondre aux demandes ministérielles de fournir des statistiques exactes, etc., etc.)

Comment procède-t-on ?
• Le coordinateur de la recherche envoie par mél un document WORD au secrétariat de chaque faculté en demandant de lui fournir un certain nombre de renseignements sur les doctorants acceptés par le dit conseil.
• La secrétaire de faculté envoie un mél à tous les professeurs / directeurs de thèse en leur demandant de bien vouloir remplir le document WORD pour chaque thésard.
• Comme je ne fais pas (encore…) fonction de secrétaire de troisième cycle,
a) j'envoie ce même mél à mes thésards en les priant de bien vouloir remplir le formulaire - que j'ai complété car il était très incomplet (absence de la rubrique "thèse en co-tutelle", "titre de docteur envisagé" : Dr. phil. 'ou 'Dr. did.' sont délivrés par notre établissement…) et
b) je leur demande de le renvoyer directement au secrétariat de la faculté (mais je n'ai aucun contrôle si cela se fait réellement…).
• La secrétaire de faculté renvoie toutes les informations au coordinateur de la recherche.

Cette manière de collecter les données demande deux à trois mois sans qu'on soit sûr d'avoir toutes les informations. Si l'administration de la recherche était à l'image des activités de nos recherches (j'espère que non…), cela donnerait une bien piètre image de la dite recherche dans notre établissement… Cela ressemble un peu au recensement opéré par Quirinius lors de la naissance du Christ pour lequel les parents de Jésus ont dû se rendre à Bethléem : compliqué et peu efficace comme on sait…

Comment peut-on procéder de façon plus efficace ?
• Le coordinateur se rend en personne aux trois secrétariat de facultés ;
• il met sur une clé USB les documents et adresses mél dont dispose la secrétaire à propos de chaque thésard (ne serait-ce disponible dans les comptes rendus du Conseil de faculté) ;
• il établit une listé mél des thésards et s'adresse directement à eux pour avoir les informations ;
• si le coordinateur est très intelligent, il construit, avec le soutien du service des inscriptions, un masque Internet où chaque thésard (à l'instar des étudiants) s'inscrit directement. Il servirait de base de données, entre autres, pour tout recensement.

Durée du temps de travail des trois premières étapes : maximum une matinée de travail…

Se pose la question métaphysique : Pourquoi ne pas faire compliquer si on peut faire simple ?!

Rien ne vaut un rangement intelligent

Dans le Land existe pour les administrations d'État un règlement officiel qui stipule comment classer correctement les documents et numéroter les classeurs.

Extrait du règlement de huit pages :

0233	Beschaffung und Verwaltung des Geschäftsbedarfs
0233.0	Grundsätzliche Angelegenheiten
0233.1	Büromaterial
0233.2	Druckaufträge
0233.2-0	Allgemeines
0233.2-1	Personen- und Vorlesungsverzeichnis, Prüfungs- und Studienordnung

Rien ne se perd dans une bonne administration. – Pas folle, la guêpe…

Organisation pédagogique de la rentré : l'emploi du temps

"Chers étudiants,
Je suis navré de vous apprendre qu’il y a des problèmes avec le programme des cours de l’hiver prochain. Ils sont indépendants de notre volonté :
1. de nombreuses erreurs d’impression (voir le mél ci-dessous),
2. des erreurs dans le calcul des heures supplémentaires / de vacation.
Le département de français a calculé les besoins en vacation (heures d’enseignement nécessaires pour assurer les cours des 3 filières d’études en français – école primaire, collège, Master trinat. – moins les heures de service du personnel permanent) :
Hiver : 8 heures de vacation. Été : 17 heures de vacation.
La faculté II a calculé le besoin en heures de vacation :
Hiver : 3 heures de vacation accordées. Été : le département doit rendre à la faculté 6 heures (!).
Donc, pour le moment, 5 heures de vacation ne seront pas assurées en hiver 2010, 23 heures ne le seront pas en été 2011. J’ai écrit une lettre de réclamation. J’attends l' élection – le 12 oct. 2010 - de la nouvelle doyenne (Mme …) pour rediscuter du calcul des vacations.

Je déplore depuis des années que l'administration nous demande d’établir un emploi du temps avant de nous communiquer le nombre d’heures de vacation accordées. Ceci occasionne de nombreux changements à la dernière minute. - L’actuel règlement est en vigueur depuis 2003 (PO école primaire et PO collège). Les besoins en heures d’enseignement, fixés une fois pour toutes, ne changent donc pas constamment (sauf fluctuation importante du nombre d’étudiants).
Je ne comprends pas pourquoi il faut recalculer chaque semestre les besoins en heures d’enseignement. Il s’agit d’un mystère qui m’échappe… mais qui absorbe, chaque semestre de nouveau, beaucoup d’énergie et engendre des désagréments pour tous.

Je m’excuse auprès de vous pour ces inconvénients qui vous empêchent de faire votre emploi du temps pour le français. Un nouvel emploi du temps – discuté avec la nouvelle doyenne – verra le jour avant la rentrée. Il sera publié sur le site du département sous la rubrique 'Formation'."

Annualisation du temps de travail

L'annualisation du temps de travail est une str&tégie très ambiguë, je dois l'avouer. Mais la situation actuelle du personnel enseignant non-chercheur est la suivante : les collègues remplissent par trimestre une fiche de présence pour les heures administratives qu'ils doivent effectuer dans le cadre de leur contrat de travail au sein de l'établissement. (Il y a donc obligation de présence.) Cette fiche de présence ne dit rien ses les tâches effectuées et la qualité du travail.
En tant que directeur du département, j'ai donc annualiser les tâches : nous avons établi tous ensemble le nombres de tâches à exécuter, leur durée et le total des heures administratives dont nous disposons dans notre département. Puis, nous avons veillé à ce que la durée des tâches des uns et des autres (moi inclus) ne dépasse pas le nombre d'heures dont nous disposons. Cela fut une apre discussion. Mais au moins, il est désormais transparent qui fait quoi. Si une tâche qui est prévue pour X heures, demande à une personne plus d'heures que prévues, elle doit faire à ce que celle-ci se fasse dans les temps prévus ou elle assume le surplus en heures - mais qui ne comptent pas en heures supplémentaires (d'ailleurs interdites).

Ce que je fais dans notre département, est complètement illégal. Cette soution n'est pas le panache ; elle permet au moins d'instaurer une certaine transparence et une atmospère de confiance.

Efficacité administrative ou l'échec de la création de deux postes d'administrateur de faculté

Janvier 2010 :
La direction d'établissement propose de réduire le nombre des facultés de 3 à 2 ce qui permettrait de créer deux postes d'administrateurs au niveau de la facultés. Grande levée de boucliers des trois actuels doyens et de tous les professeurs des universités (éligibles au poste de doyen).

Que se passe-t-il ?
Quelles tâches se donnent actuellement le doyen et ses deux adjoints ?
• être responsable administratif du personnel non-chercheur et donc contrôler leur présence en vérifiant leurs fiches de présence ; contresigner les demandes de congés ;
• être responsable des enseignement et donc contrôler tout le personnel enseignant qu'il assure son service en vérifiant les fiches de service ;
• contrôler et vérifier à ce que l'emploi du temps de chaque département corresponde aux besoins en heures d'enseignement prévu dans le règlement ;
• contrôler et contresigner les ordres de mission ;
• distribuer le budget "moniteurs" et "heures de vacation",
• répondre aux multiples demandes de renseignements administratifs de la part de la direction ;
• vérifier et contrôler le déroulement administratif de l'inscription en thèse et de sa soutenance ;
• engager des procédures disciplinaires si un enseignant est fautif ;
• préparer le conseil de faculté ;
• il accorde les autorisation de participations au jury ;
• …

Dans l'état actuel des choses, le rôle du doyen se résume à une fonction de "chef de gare" ce qui lui donne souvent l'illusion d'avoir un certain pouvoir sur ses subordonnés. Si un administrateur devait assumer la plupart de ses tâches – le doyen ne porterait que la responsabilité politique –, celui-ci n'aurait plus de pouvoir direct sur le personnel. Cette idée de perte de pouvoir doit effrayer plus d'un doyen ; autrement, tout futur doyen être attiré par le côté "pouvoir" de la fonction. La levée de bouclier se comprend donc aisément.

Quelles tâches devraient (également) incomber au doyen et à son équipe ?
• faciliter la coopération entre les instituts et départements ;
• mener une politique de recherche-qualité au sein de la faculté ;
• mener une politique scientifique au nom de la faculté ;
• faire coopérer la faculté avec d'autres facultés ;
• …

Ces sont des tâches qui demandent de réelles qualités de direction, de management. Lorsque le détenteur de cette fonction s'épanouit ou se laisse absorber par les tâches de contrôle, il n'a effectivement plus le temps, ni la liberté d'esprit et d'action de diriger une faculté, il la gère administrativement comme on administre une gare de province…
Il est bien dommage que la belle initiative de la direction a échoué si lamentablement. Je dois avouer que je trouve que mes collègues ne sont pas très futés. C'était l'occasion rêvée de réformer la gestion de la faculté, des secrétariats…

Une collègue me dit : "Lorsque je serai doyenne, je vais m'y atteler à ce que nous ayons un gestionnaire (tout en gardant trois facultés)." – Quelle illusion. C'ést avant la prise du poste qu'il faut négocier, pa après…

La valeur d'une signature…

Pour la venue du chanteur, j'ai avancé de ma poche le payement du cachet le jour même du concert. Ceci est prévu dans l'imprimé qui règle ces questions d'honoraire. Cela évite, semble-t-il, un virement compliqué sur un compte étranger. Le chanteur a dû contresigner en bonne et due forme ce formulaire.
Aujourd'hui, je reçois un mél me demandant si j'ai bien donné l'argent en main propre.

Pourquoi l'administration demande deux signatures (de celui qui engage le payement et de la personne qui reçoit l'argent) si elle feint de ne pas croire ce qu'elle voit ?!
En France, c'est seulement le comptable qui a le droit sortir de l'argent liquide du compte de établissement, pour éviter d'éventuelles fraudes. Dans mon établissement, c'est pour la même raison que le comptable n'a pas le droit de faire une avance en liquide. C'est à l'enseignant de la faire.

Ce petit incident est sans gravité. Je réponds et la question est réglée. Mais elle montre, à mon avis, un esprit administratif particulier. Est-ce la "paranoïa" d'une administration qui croit que tout fonctionnaire est susceptible de tricher, donc il faudrait le contrôler plutôt deux fois qu'une ?! Cette mentalité m'est étrange…

Calcul des heures de vacation

J'ai connu dans les universités françaises le mode suivant :
L'administration calcule une pour toute la durée du cursus (4 ans environ) les besoins en heures d'enseignement. Si on en déduit les heures de service dues par le personnel enseignant permanent, on arrive au besoin des heures supplémentaires. Sauf changement de flux d'étudiants important qui demande alors un ajustement, le responsable du département, etc. connaît le nombre d'heures de vacation allouées à la formation une fois pour toutes, valables tant que dure le cursus.

Dans mon établissement allemand, le même fonctionnement (simple) pourrait s'appliquer. Que nenni… Pour chaque semestre, les heures sont recalculées, renégociées (comme si le cursus avait changé et les besoins en conséquence). Deux fois par an, il faut faire une demande motivée, signer les papiers, etc. Côté opérationnel, la plupart du temps, on établit d'abord l'emploi du temps et on connaît ensuite seulement le nombre d'heures de vacation allouées. Quelle pagaille lorsque la demande ne correspond pas aux heures accordées (ce qui arrive régulièrement).

Quelle paperasse, quelle perte d'énergie, quel manque d'efficacité…

Pour éviter tout malentendu : l'administration universitaire française peut également être très lourde et bureaucratique d'autant plus qu'il s'agit la plupart du temps d'établissements de grande taille (30 000 - 40 000 étudiants). Mais dans ce cas précis, le fonctionnement français est nettement plus efficace.

Parking "bis"

a) Le chanteur et son percussionniste (voir "14 juillet") doivent se garer "quelque part," cela veut dire au "parking des chefs", où il y a de la place. Je préviens la conciergerie. Elle donne son accord pour cette fois-ci ; mais la prochaine fois, il faut un écrit, quelques jours auparavant.

b) Un concierge me dit en voyant cette voiture se garer : "Si vous vous garez encore une fois sur ce parking, sachez qu'à partir de la rentrée prochaine, les PV seront transmis à l'étranger pour être encaissés. - De toute façon je dois le faire [dénoncer le contrevenant à la police pour faire établir un PV], sinon la direction me tance parce que je ne le lui obéis pas."
Quelle obséquiosité, quelle servilité ! Il est fort à parier que la direction ait autre chose à faire que de contrôler le soir si un tel un tel des concierges a mis des avertissements de dénonciation sur le pare-brise des voitures. Mais l'institution et ses (prétendues) normes sont tellement bien intériorisées par de nombreux collaborateurs et fonctionnaires qu'elle n'a même pas besoin d'intervenir réellement. Les gens sont convaincus d'être contrôlés. C'est la maxime Big Brother is watching you de George Orwell avant l'heure…

c) Pour "calmer le jeu", un responsable me propose de changer sa place de stationnement "direction" du petit parking contre "ma place" sur le grand parking où il n'y a pas de place… J'"hallucine"…

PS : En relisant mon journal institutionnel, je me dis qu'il y a de quoi pour écrire un roman. Il n'y a pas un jour "sans" (absurdité)… Il faut seulement avoir le temps de toutes les noter ! - Certes, il est reposant de savoir que l'institution n'est pas parfaite. Mais on peu moins d'absurdités ne ferait pas de mal. Cela nous laisserons un peu plus de temps pour faire notre travail.

Fonctionnement administratif : "le salon" bis

Je m'occupe donc du côté administratif de la location du stand au salon. Je calcule le prix, etc. "Bien sûr", je commets une erreur car je n'ai pas compté la TVA. Je m'en excuse et me fait remarquer par la direction que "ce n'est pas du sérieux". Évidemment, cela n'est pas du sérieux. Comment savoir si un établissement publique doit calculer la TVA ou pas ? Suis-je comptable pour le savoir ?! … Mon incompétence dans ce domaine comptable agace ; je le comprends. Pourquoi l'administration ne fait pas son devoir ? - Dans de tels moments absurdes, la seule image (très peu polie) qui me passe part la tête : faire un bras / un doigt d'honneur…
PS : Heureusement, il y a partout des gens intelligents et "on s'arrange". Le "système D" n'est pas propre à la France, il existe partout là où il y a des personnes qui pensent lorsqu'ils exécutent des actes administratifs…

PS à propos de "Je t'aime - moi non plus"

Je n'ai pas compris par quelles circonvolutions l'administration a finalement accepté le collègue français comme membre du jury. Mais elle m'a fait gentillement remarquer que "normalement", je ne pourrait faire appel à un collègue externe (quel qu'il soit) que si tous les collègues du département ont fourni, chacun, au moins 50 "actes d'examen", ce qui veut dire il faudrait compter le total des corrections des écrits, des oraux, des rapports de mémoire, etc. Nous sommes 6 collègues et nous faisons passer bon an, mal an 30 étudiants, égal à environ 200 "actes" administratifs… Nous sommes loin du compte.
Donc ce qui compte, ce n'est pas la qualification de l'examinateur (externe, et qui pourrait être plus qualifié que nous pour un sujet précis…), mais le nombre d'actes.

L'administration (allemande ? Je ne suis pas allé vérifier si de l'autre / de mon côté du Rhin, cela est pareil ; il y a fort à parier…) est complètement "givrée"… Heureusement que le directeur du service régional des examens ("Landeslehrerprüfungsamt", ah ! ces mots composés allemands, ils imposent déjà par leur longueur en agglutinant des mots "importants" comme "Amt", "Land", "Prüfung" ; tous seuls, ils font impression, mais collés les uns aux autres… !) , il a de l'humour. Je sais par mes collègues que, dans d'autres établissements, ce service sème littéralement le terreur. Il suffit simplement d'appliquer un règlement à la lettre… C'est le propre d'une bureaucratie qui se respecte.

Succulente institution, je t'aime - moi non plus...

Pour le mémoire de fin d'études, il faut deux rapporteurs. En accord avec les étudiants, j'ai proposé pour deux mémoires un ancien Directeur adjoint d'un IUFM frontalier comme rapporteur ; il s'agit d'un personnage qui,au niveau régional, est connu et, compte tenu de ses publications scientifiques, très compétent pour le sujet en question.

En principe, la nomination d'un tel rapporteur extérieur ne devrait pas poser de problème. C'est sans compter de l'administration : comme rapporteur externe, il doit lui transmettre une copie de ses diplômes (universitaires) afin de prouver qu'il est qualifié pour cette expertise.

Et s'il participe à un jury de thèse, doit-il apporter, en plus, un extrait de son casier judiciaire ?!

Ma lettre d'excuse auprès de mon collègue français (extraits) :

Cher …,
Hiermit entschuldige ich mich offiziell im Namen meiner Hochschule für das peinliche Vorgehen.

Ich habe in meiner 30-jährigen Berufstätigkeit an vielen Prüfungskommissionen in Frankreich und Deutschland teilgenommen. Und natürlich gibt es in beiden Ländern die Regelung, dass man qualifiziert sein muss, um eine Prüfung abzunehmen. Ich musste dabei aber noch nie vorher meine Zeugnisse vorlegen. Der Vorgang ist in der Tat “ungewöhnlich”.
[…]
In einer kleinen kleinen Stadt wie …, bei ProfessorInnen, die nicht unbedingt immer sehr weltläufig sind, liegen zwischen der gefühlten und der realen Grenze manchmal viele tausende Kilometer, und europäische Hochschulkooperation ist nur ein abstrakter Begriff, den man im fernen Ausland pflegt, aber nicht im nahen Grenzland.

Ich weiß nicht, ob Dich diese Ausführungen Dich etwas gleichmütiger stimmen. […] Ich kann jetzt nur hoffen, dass unsere Hochschulleitung, mit der Du ja sehr gut und produktiv ijhrelang zusammengearbeitet hast, Dir diese Pflicht der Beibringung der Dokumente erlässt […].
Avec mes salutations cordiales.

PS:
Wenn ich Dich demnächst einmal in die Kommission zur Verteidigung einer Doktorarbeit einlade, dann bereite Dich schon einmal darauf vor, dass Du dann nicht nur nachweisen musst, dass Du auch studiert hast. Du wirst sicher noch ein polizeiliches Führungszeugnis zusätzlich beibringen müssen. :-) Nimm dieses taktlose Verhalten also nicht zu tragisch. Als einfacher Professor habe ich keinen Einfluss auf Verwaltungsvorgänge dieser Art. (Ich hatte weit im Vorfeld versucht, ihn zu verhindern; es ist mir aber nicht gelungen.) Hochschulleitung wird Dich da herausholen.

Fonctionnement administratif : "le salon"

Warum hat Frau B. als Verantwortliche für die Öffentlichkeitsarbeit (a) nicht ein Jahresbudget für Studentenmessen, Flyer usw. und (b) Zielvorgaben, dass sie XY Stunden im Jahr z.B. für Messen arbeiten kann?

Dann würde ich mit meiner Anfrage direkt zu Frau B. (und nicht an die Hochschulleitung) gehen. Entweder komme ich so rechtzeitig mit der Anfrage, bzw. es ist noch so viel Freiraum, dass mein Unterfangen annehmbar ist, oder es geht eben nicht. Sollte die Studentenmesse nicht möglich sein, dann wäre es schade, aber kein Schaden für die Hochschule – und mit solchen kleinen Anfragen würden die Leitung gar nicht erst behelligt werden. Aber so wird ein eigentlich kleiner Verwaltungsvorgang zu einer großen Angelegenheit, die viel Zeit und Energie frisst.

Version française : Pourquoi Mme B. en tant que responsable des relations publiques ne dispose pas (a) de son propre budget pour les participations aux salons, etc, et (b) d’objectifs qu'il lui fixerait l'institution et dont elle gérerait la réalisation de façon autonome ?
Ainsi, je pourrais m'adresser directement à Mme B. (et non à la direction de l'université). Alors, soit je suis, pour Mme B., dans le temps avec ma demande, soit elle est rejetée. (Une non-participation à un selon d'étudiants n'est pas très grave.) Mais actuellement, je dois passer par la direction qui s'occupe de tous les détails et qui délègue ensuite une partie du travail au service des relations publiques ; l'autre partie est censée être faite par moi. Mais je ne connais rien dans la gestion d'une participation à un salon. Ce double niveau d'intervention (direction et service concerné) crée des qui-pro-quo, complique inutilement le déroulement des procédures et agace toutes les personnes concernées.

L'institution joue ici son rôle paternaliste : elle ne laisse pas agir le personnel de façon plus autonome. Je ne supporte pas ce comportement. – Je me trouve en "légère" contradiction avec la réflexion du 30 juin 2010, où j'attends manifestement ce type d'attitude de cette même institution…